Toda empresa para funcionar correctamente debe cumplir con una serie de gastos mensuales anuales o trimestrales. Por ello es recomendable que recurramos a establecer los costos que absorbe la empresa, pues esto nos permitirá llevar un control ordenado de los gastos, y administrar adecuadamente los recursos que poseemos.
Los gastos que realizamos para el funcionamiento de la empresa según sea su regularidad pueden ser: Gastos fijos o Gastos variables.
Gastos fijos: Los gastos fijos son aquellos que tenemos que cubrir periódicamente y cuyo costo no varía o varía levemente. Por ejemplo alquileres, hipotecas, seguros, planillas de empleados, servicios de agua, luz, internet etc.
Gastos variables: Estos gastos son los que nuestra empresa debe absorber, pero de los que no podemos conocer con exactitud la cantidad, pues dependen de factores externos como los gastos de producción o el volumen de ventas. los gastos variables pueden ser: pago a proveedores, compra de materia prima, gasto de transporte, descuentos sobre ventas etc.
¿Cómo controlar los gastos que realizo en mi empresa?
Los gastos más próximos a cubrir y de los cuales es importante manejar un control riguroso, serán los gastos mensuales, pues la liquidez de nuestra empresa dependerá de cómo administremos estos gastos.
A continuación enumeramos algunos consejos y herramientas que puedes implementar en tu empresa para llevar un adecuado control de gastos.
Infórmate
- Antes que nada es importante que conozcamos el patrimonio con el que nuestra empresa está constituida. Es decir todos aquellos bienes muebles (como equipo de oficina) e inmuebles (capital de la empresa, patentes) con los que la empresa cuenta. Para ello realizamos un inventario y balance general
- Es necesario que llevemos un adecuado registro de todas la transacciones que se realizan en la empresa. Para ello la contabilidad nos brinda herramientas como el libro diario y libro mayor.
- Como administradores de una empresa es importante que tengamos un conocimiento de las herramientas contables que nos dan información acerca los costos que la empresa absorbe; ya que de esta forma tendremos información necesaria para la toma de decisiones. Este conocimiento podemos obtenerlo con la contabilidad de costos
Da seguimiento a los recursos
- Además de los registros ya mencionados podemos realiza cada cierto tiempo un arqueo de caja, que nos permitirá conocer qué transacciones ocurren en la empresa a nivel de cajeros. De esta manera podremos optimizar recursos y reducir gastos innecesarios.
- Realizar un flujo de caja es aconsejable para conocer el estado financiero de nuestra empresa y así administrar mejor los gastos que debemos absorber.
Administra de manera inteligente
- Una vez reunida toda la información del estado financiero, de los ingresos y egresos que la empresa tiene, debemos realizar un presupuesto de gastos y analizar nuestra capacidad de solventarlos en un determinado periodo contable. Dependiendo de nuestra liquidez y cuando sea posible habrán gastos que será necesario trasladarlos al siguiente periodo contable.
- Mantén un control a través de reportes, periódicos, que justifiquen los gastos que cada departamento de tu empresa realiza, además de si estos son necesarios, como pueden reducirse y o posponerse sin afectar el desempeño de la empresa.
Gestiona tus recursos con apoyo de la tecnología
- Actualmente existen en el mercado tecnológico herramientas y programas con los cuales podrás sistematizar e integrar toda la información financiera de la empresa, y gestionar mejor el control de los gastos de la misma.
Siguiendo estos consejos obtendrás un mayor control de los gastos y una mejor gestión de los recursos empresariales, reflejándose en la salud financiera de tu empresa.