En la actualidad, y en la era de la información, al manejar una empresa es necesario entender y conocer los procesos contables que debemos realizar y que nos permitan tener un mejor conocimiento, control y orden de nuestros recursos financieros.

Es importante entonces conocer un poco más acerca de estos procesos, por lo que en esta oportunidad vamos a hablar de la conciliación bancaria.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Antes de hablar de la conciliación bancaria es necesario que sepamos que es una conciliación de cuentas.

La conciliación de cuentas es una herramienta que nos permite comparar y analizar la información de los saldos de cada cuenta contable, con su saldo real. Es decir que nos permite llevar un control y cotejo de la información contable que se genera en nuestra empresa.

Ahora bien, la conciliación bancaria, es un tipo especial de conciliación de cuentas, que nos permite confrontar los movimientos y registros de la cuenta bancos con los registros que realiza la institución bancaria, y que cada mes nos envía por medio del extracto bancario.

En otras palabras la conciliación bancaria nos sirve para llevar un control de los movimientos de dinero que ocurren en nuestra cuenta corriente, y que el banco registra, con los movimientos y registros que contabilizamos en papel. Es decir que es una herramienta de control interno del efectivo disponible y utilizado en los bancos.

¿Por qué es importante la conciliación bancaria?

Como hemos mencionado antes, con la conciliación de cuentas, y en especial con la conciliación bancaria, tenemos la oportunidad de verificar que estamos realizando adecuadamente los procesos contables, pues los registros nuestros libros de contabilidad coinciden con los registros del extracto bancario.

La conciliación se hace necesaria ya que usualmente existen movimientos registrados en la cuenta bancos, que no están registrados en el estado de cuenta o extracto bancario que hemos recibido, o bien se da el caso contrario. Aquí es cuando necesitamos de la conciliación, pues los movimientos y saldos de ambos registros casi nunca coinciden.

Las causas por la que se dan estas diferencias son variadas, pero entre las más comunes encontramos las siguientes:

  1. Principalmente esto ocurre porque los periodos contables de la empresa y el banco no son exactamente los mismos.
  2. A veces existen movimientos que aún no han sido registrados en el banco o en nuestra contabilidad. Por ejemplo cheques que aún no han sido cobrados, consignaciones que aún no han sido abonadas por el banco, o bien débitos o transferencias que aún no hemos registrado en nuestros libros contables.
  3.  Errores ya sea nuestros al momento de contabilizar conceptos y cantidades, o bien errores del al realizar los extractos bancarios.

Entonces es necesario confrontar ambos registros. Con esta comparación podemos identificar las diferencias existentes, sus causas y proceder a realizar los ajustes necesarios.

Entre los beneficios que trae a nuestra empresa realizar la conciliación bancaria enumeramos los siguientes:

  1. Es un registro que respalda los movimientos bancarios de la empresa y que nos facilita el brindar información de nuestro estado financiero a las entidades de fiscalización tributaria correspondientes.
  2. Se lleva un registro ordenado y verificado de los movimientos de nuestras cuentas bancarias.
  3. Conocemos a detalle las entradas y salidas que se han efectuado de la cuenta y bajo qué concepto.
  4. Este tipo de registros nos permiten auditar de mejor manera en que invertimos los recursos que poseemos.

Al momento de presentar informes financieros, nos facilita información para la elaboración de estadísticas.

Actualmente en Guatemala, las entidades que según el código de comercio tienen obligación de llevar la contabilidad de sus empresas, tendrán que registrar las cuentas bancarias que poseen y realizar sus conciliaciones bancarias correspondientes. De no cumplir con dicho registro la SAT podría proceder a multar nuestra empresa.

¿Cómo realizar la conciliación bancaria?

  1. La empresa debe registrar los movimientos de dinero que realiza de su cuenta corriente en los libros auxiliares correspondientes.
  2. Por su parte el banco o institución financiera lleva un registro de los movimientos de la misma cuenta, pues también es parte de su propia contabilidad. Al final del mes envía un estado de cuenta o extracto bancario a nuestra empresa.
  3. Ahora vamos a proceder a recopilar toda la información documental que nos permita justificar o respaldar las diferencias de movimientos que presentan ambas cuentas.
  4. Escogemos el método que más nos convenga para establecer las diferencias. Ya sea el método de los saldos correctos, o el método de los saldos o ajustes encontrados.
  5. Seguidamente vamos a confrontar los registros bancarios que llevamos en la empresa con el extracto bancario, e identificar la diferencias de movimientos en cada uno.
  6. Se procede a realizar una relación de diferencias, es decir establecer las diferencias que existen en cada cuenta.
  7. A continuación vamos a realizar la conciliación, para ello es necesario llevar a cabo dos procedimientos distintos: la conciliación aritmética y la conciliación contable, esto nos sirve para obtener los ajustes necesarios de los saldos.
  8. Finalmente en base a las diferencias encontradas y su responsable ( ya sea el banco o nuestra empresa) procedemos a elaborar las pólizas de corrección. También deben hacerse los avisos pertinentes para el que el banco realice sus correcciones.

Con el objetivo de ampliar nuestros conocimientos acerca del proceso de conciliación bancaria, queremos compartir los siguientes enlaces, donde encontrarás mayor información sobre cómo se realiza: Ejemplo práctico de Conciliación Bancaria y Como hacer la Conciliación Bancaria paso a paso.

La Conciliación Bancaria resulta ser una herramienta poderosa del control interno del efectivo y de nuestras cuentas bancarias; Aunque puede parecernos engorroso y llevarnos a veces mucho tiempo, este proceso es necesario, pero actualmente podemos valernos de la tecnología y automatizar por medio de esta, procesos como la conciliación. Así ahorraremos recursos y tiempo.