El pasado 2 de mayo fue publicado en el Diario Oficial el acuerdo de directorio 13-2018, que da vida al Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL), el cual comprende la emisión, transmisión, certificación y conservación por medios electrónicos de facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
No es hasta el pasado 23 de mayo que entró en vigencia y por tanto, varias empresas deberán acogerse al nuevo sistema de emisión de facturas, no obstante, desde noviembre la SAT ya permitía que sociedades y personas individuales migrarán voluntariamente a dicho sistema.
El nuevo sistema de facturación traerá muchas ventajas a los usuarios y a los clientes de los mismos, pero hay que tener muy claro quienes están obligados a habilitar en sus sistemas de gestión financiera y fiscal este tipo de facturación.
Contribuyentes especiales
El primer segmento que debe incorporarse al nuevo sistema de facturación electrónica, es el clasificado como contribuyentes especiales, quienes debieron inscribirse en el último bimestre (noviembre y diciembre) de 2018. Luego de esta obligatoriedad para los contribuyentes especiales se definirán otros segmentos con su respectivo plazo.
Sin embargo y a pesar de esta obligatoriedad para los contribuyentes especiales más de 18 mil 670 contribuyentes emisores ya emiten factura electrónica en línea, pues desde 2012 existe el régimen conocido como FACE.
Contribuyentes normales
El resto de contribuyentes deberá estar listo para integrarse a este sistema a más tardar en 2023, lo que implica que durante los próximos 4 años los contribuyentes deberán sortear no solo el cumplimiento de los requisitos para la emisión de facturas electrónicas, sino que además deberán actualizar sus herramientas de gestión financiera y administrativa, implementando un sistema contable que permita adaptarse a la facturación electrónica.
Requisitos de la facturación electrónica en línea en Guatemala
La SAT establece los requisitos y procedimientos para poder ser emisor de facturas y documentos electrónicos en el régimen FEL:
- La empresa o contribuyente debe contar con un usuario para utilizar la Agencia Virtual de la SAT, ya que los procesos se llevan a cabo a través de esta.
- Si no tiene usuario puede solicitarlo en el portal de la www.sat.gob.gt
- Debe tener los datos del número de identificación tributaria (NIT) actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU).
- Tener al menos un establecimiento comercial inscrito en el RTU con estado “Activo”.
- Estar afiliado en cualquiera de los regímenes del impuesto al valor agregado (IVA) como: general, pequeño contribuyente o exento.
- Estar al día en la declaración de impuestos.
- Tener domicilio “localizado”.
- La habilitación como emisor de DTE puede solicitarse a través de la opción “Habilitarse como emisor”, que está disponible en la Agencia Virtual de la SAT.
- Para ello debe entrar en el apartado de “Factura Electrónica en Línea (FEL)”.
- Al momento de ser habilitado, la SAT le generará al emisor un certificado de firma electrónica para que lo pueda utilizar en la emisión y anulación DTE en la SAT.
- También le permitirá descargar otro certificado de firma electrónica de emisión en caso que desee utilizar un certificador.
- Ambas firmas se generarán sin ningún costo para el emisor y será su responsabilidad resguardar el certificado y no compartir la contraseña.
Entrar al régimen de factura electrónica tiene algunos beneficios, entre ellos el de aquellos contribuyentes con una emisión alta de documentos, quienes con este sistema podrán ahorrarse los archivos físicos.
Es importante también hacer un análisis interno de los sistemas contables puesto que, si el sistema que se está utilizando es obsoleto, seguramente esto acarreará problemas al utilizar las facturas electrónicas.
Así que antes de que el 2023 llegue o la SAT toque a su puerta notificando el cambio a factura electrónica, revise sus sistemas y herramientas financieras para estar listo y dejar de lado los viejos sistemas y el gran volumen de papel que generan las facturas.