La Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) ha impulsado el uso de la Factura Electrónica en Línea (FEL) y su uso obligatorio de forma paulatina para los diferentes segmentos en que clasifica a los contribuyentes, el primero en ser incorporado es el de contribuyentes especiales, a quienes ya se les notificó esta obligación.
Aunque el régimen FEL, según la SAT, ayudará a mejorar los controles de fiscalización y disminuir costos en la emisión y archivo de facturas, también implica algunos gastos, pues para su uso deben desarrollarse programas de facturación con implementaciones específicas.
Estos sistemas pueden alcanzar un costo entre US$5 mil a US$10 mil que incluye el programa, capacitación y soporte técnico, y aunque es un cargo único, representa una inversión fuerte para el emisor de facturas.
Según las experiencias con costo del régimen FACE de facturación, el costo de las facturas electrónicas oscila entre Q0.50 a Q1.50 cada una. Si hay un volumen mayor de facturación, el costo puede bajar.
Todos los procesos empresariales se digitalizan y es necesario que las compañías conozcan el marco legal del régimen y tengan un aliado tecnológico que les permita ahorrar tiempo; de manera que cumplan con los requerimientos sin afectar sus operaciones.
¿Cómo prepararse para emitir facturas electrónicas?
Ya sea que la SAT haya notificado al contribuyente que debe adherirse al Régimen FEL o lo haga por decisión propia, debe evaluar su condición para definir si está preparado para implementar lo requerido.
De no estar preparado o poseer sistemas de facturación o de contabilidad obsoletos es necesario acudir a su departamento de informática y tecnología o contratar una consultoría para hacer esa evaluación y definir qué acciones debe implementar.
Definir si usará el sistema de la SAT para certificar sus documentos o contratará un certificador.
En cualquiera de estos casos, el sistema de certificación de la SAT no tiene límite de documentos para emitir, pero es recomendable evaluar el volumen de facturas que emite el contribuyente para definir cuál se adecua a sus necesidades
Cuando el contribuyente es micro, pequeña, o incluso mediana empresa, así como pequeño contribuyente o presta servicios profesionales puede usar el sistema de la SAT. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, en este sistema deben ingresarse datos del emisor de la factura y del comprador cada vez que se emita un documento.
Si, en cambio, el proceso es por medio de un certificador o se convierte en auto certificador el sistema ya genera los datos del contribuyente vendedor.
Si es por un certificador autorizado, debe tomar en cuenta que tiene un costo por documento emitido. Este es recomendado para empresas con un alto volumen de facturación. Otra opción es ser un contribuyente autocertificador, como por ejemplo los supermercados.
Cuando se es pequeño contribuyente o solo emite una o dos facturas de ingresos por servicios al mes no vale la pena contratar un certificador o convertirse en autocertificador, por lo que se puede usar el sistema gratuito de la SAT.
Recomendaciones a tomar en cuenta para facturar electrónicamente
- Evaluar la operación de la compañía para estimar el plazo y determinar si la adhesión es viable dentro del plazo requerido por SAT.
- Realizar las pruebas con el certificador, con el fin de evidenciar que la compañía se encuentra en un proceso de preparación y adhesión.
- Preparar argumentos técnicos con el departamento de informática y tecnología, con respecto a los problemas potenciales para la adhesión y que se utilizarán posteriormente para la solicitud de una prórroga.
- Además, si se usa certificador o es autocertificador debe tenerse firma electrónica. Si usa el sistema de la SAT en Agencia Virtual no es necesario.
Otra observación importante es que se deben contar con un servicio de internet y conectividad con capacidad para esa transmisión de datos. La FEL es un documento que se transmite en tiempo real, por eso es muy importante contar con una conexión estable.