El crecimiento económico de las empresas hace necesario implementar procesos que permitan tener un conocimiento de los flujos monetarios que suceden a diario, y de los estados contables de la misma. Una de las herramientas de auditoría que puedes implementar para controles internos es el arqueo de caja.
Es sabido que para manejar una empresa y administrar adecuadamente sus recursos financieros, existen diversos procesos que en su conjunto son llamados gestión financiera. La gestión financiera como lo describe la Universidad en línea Cegos “se basa en la administración efectiva de los recursos que posee la organización”.
El tener conocimiento de los procesos que una adecuada gestión financiera conlleva, te brindará un panorama de la realidad económica-financiera de tu empresa, y con esto la posibilidad de que las decisiones que tomes para gestionar los recursos, se basen en información fidedigna.
Uno de los procesos que debes tener en cuenta dentro de la gestión financiera, es la administración contable de los recursos disponibles en la empresa. Algunas herramientas contables de vital importancia que puedes aplicar son las siguientes:
- Arqueo de caja
- Flujo de efectivo
- Balance general
Dentro de estas herramientas el arqueo de caja, constituye una forma simple pero importante de reportar a la empresa, todos los movimientos de dinero que se han generado al momento de realizar el arqueo. Además el arqueo de caja te permite verificar si el efectivo, vouchers de pago, cheques etc., existentes en caja coinciden con lo facturado.
¿Qué es y cómo se realiza un arqueo de caja?
Según el Diccionario de Economía del diario digital elEconomista.es, el arqueo se define como “análisis, recuento y comprobación de los bienes y dinero pertenecientes a una persona o entidad, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.”
En otras palabras el arqueo de caja sirve para analizar las transacciones realizadas en relación al efectivo y equivalentes de efectivo recibido por la empresa en un periodo de tiempo determinado.
Generalmente este proceso de auditoría se realiza ya sea por el cajero encargado para asegurar la coincidencia del efectivo, u otras formas de pago con las ventas reportadas durante su cargo, o bien por auditores de control interno de la empresa.
¿Qué procedimientos conlleva un arqueo de caja?
El procedimiento de arqueo de caja es dictado según las políticas de control internas de cada empresa, sin embargo generalmente se acostumbra proceder de la siguiente manera:
- Los arqueos son programados por la dependencia encargada de la auditoría de la empresa.
- Los arqueos pueden ser ordinarios (mensuales) o extraordinarios (sorpresivo y selectivo).
- El arqueo debe realizarse siempre en presencia de la persona encargada de los fondos o documentos de pago.
- Terminado el arqueo debe levantarse un acta en la cual conste si existen o no diferencias en la relación a lo encontrado en caja, dicha acta la suscriben el encargado de caja y el auditor que realizó el arqueo.
El arqueo de caja es un procedimiento de control que puedes realizar ya sea en caja central, o bien en los otros puntos de transacción con los que tu empresa cuente. Para ampliar tus conocimientos de este procedimiento te recomendamos el siguiente video:
Dentro de los elementos de arqueo que debes tener en cuenta para contabilizar están:
- Efectivo y equivalentes de efectivo (cheques, depósitos, etc.)
- Recibos de ingreso de caja
- Recibos de egreso de caja
- Últimos depósitos efectuados a las cuentas financieras de la empresa
- Documentación de entregas a rendir,viáticos, etc.
- Caja chica.
¿Por qué es importante el arqueo de caja?
Dependiendo del tamaño de tu empresa el flujo de activos y pasivos puede ser voluminoso, haciendo difícil de contabilizar y auditar ese flujo si no has implementado políticas y procedimientos de auditoría interna adecuados para el control de los recursos de tu empresa o negocio.
Generalmente las pequeñas y medianas empresas, subcontratan servicios de contabilidad externos a la misma, pues su capacidad empresarial y organizativa aún no les permiten contar con departamentos internos de contabilidad.
Sin embargo para mantener un adecuada organización y gestión de los recursos con los que tu empresa cuenta, se requiere un esfuerzo interno de control de los ingresos y egresos de la misma, con el objetivo de mantener una auditoría permanente en tu empresa y crear buenas prácticas de administración de los recursos.
Al realizar un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste.
El arqueo de caja sirve para:
- Detectar inconsistencias en relación al dinero contabilizado y las ventas registradas.
- Proteger a la empresa de fraudes, malos procedimientos, errores de transacción.
- Verificar el cumplimiento de la políticas de cobro de la empresa y el desempeño de los cajeros.
- Cuando es realizado por el cajero, el arqueo sirve para asegurar que durante su cargo realizó todas las transacciones adecuadamente y no existen faltantes o sobrantes en caja.
¿Qué hacer si el arqueo muestra discrepancias?
Normalmente un arqueo de caja debería confirmar que las transacciones realizadas y el saldo existente en caja coinciden. Sin embargo habrá ocasiones en las que este no sea el caso. Los procedimientos a seguir dependen de las políticas de tu empresa.
Generalmente deberás constatar los arqueos en actas oficiales donde se registran los faltantes y sobrantes de caja, estos términos se utilizan en la contabilidad para referirse a:
- Faltante: Se refiere a que la cantidad de dinero y otros documentos de pago existentes es menor a la ventas registradas o facturadas en el sistema que utilizas para el registro de las transacciones de la empresa
- Sobrante: existe cuando el saldo contabilizado en caja es mayor a las transacciones reportadas durante el día.
El encargado del arqueo debe reportar estos casos y según la política de la empresa en caso de un faltante: puede contabilizarlo como gasto de la empresa o bien hacer el cobro del mismo al cajero; cuando se trata de un sobrante se resuelve generalmente que este sea tomado como un ingreso a la empresa.
Es importante que sepas que los arqueos de caja son parte fundamental de los procedimientos que deben llevarse a lo interno de una empresa, ya que esto dará información precisa acerca de la administración y manejo del recurso monetario con el que tu empresa cuenta, además de establecer políticas de control y auditoría interna.
Finalmente como un agregado, queremos mencionar que actualmente las empresas más competitivas están actualizando sus sistemas de gestión financiera, implementando un Enterprise Resource Planning, -ERP– que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”.
Los procesos de auditoría como el arqueo de caja, flujo de efectivo, registro de transacciones etc, se facilitan cuando las empresas implementan sistemas digitales para la administración financiera y de sus recursos empresariales.